Algemene voorwaarden

EcoVise: EcoVise BV, met maatschappelijke zetel te Zondereigen 88D, Baarle-Hertog, ingeschreven in de KBO onder nummer BE 1036.520.521, e-mail [email protected].

Klant: de onderneming die met EcoVise een Overeenkomst sluit.

Platform: de door EcoVise ontwikkelde en als dienst aangeboden software voor de voorbereiding, structurering en opmaak van omgevingsvergunningsdossiers.

Diensten: de terbeschikkingstelling van het Platform en de daarbij horende ondersteuning, zoals omschreven in de Overeenkomst.

Overeenkomst: het geheel van de Offerte of Bestelbon, de eventuele Bijzondere Voorwaarden en deze Algemene Voorwaarden.

Output: elk resultaat dat het Platform genereert op basis van de door de klant ingevoerde gegevens, waaronder rubriekenanalyses, ingevulde formulieren, samenvattingen, dossierdocumenten en opvolging van wetgeving.

Klantgegevens: alle gegevens, documenten en inhoud die de klant of zijn gebruikers in het Platform invoeren, uploaden of genereren.

Gebruiker: een natuurlijke persoon die onder het account van de klant toegang heeft tot het Platform.

Bronnen: externe gegevensbronnen waarop het Platform steunt, waaronder EMIS-navigator, het Omgevingsloket, DOV, het Geoportaal en andere overheidsdatabanken.

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod van EcoVise en op elke Overeenkomst tussen EcoVise en de klant, met uitsluiting van de eigen aankoop- of inkoopvoorwaarden van de klant. Voorwaarden van de klant binden EcoVise enkel wanneer EcoVise deze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

De Overeenkomst komt tot stand:

• door ondertekening door de klant van een Offerte of Bestelbon; of
• door aanvaarding van deze Algemene Voorwaarden bij het aanmaken van een account of bij het activeren van een abonnement via het Platform; of
• door het effectief gebruik van het Platform door de klant.

Offertes van EcoVise zijn geldig gedurende veertien (14) kalenderdagen, tenzij anders vermeld.

De klant erkent dat hij vóór het sluiten van de Overeenkomst kennis heeft kunnen nemen van deze Algemene Voorwaarden. Beide zijn permanent raadpleegbaar op de website van EcoVise en worden op eenvoudig verzoek bezorgd.

Bij tegenstrijdigheid geldt de volgende rangorde, in dalende volgorde van voorrang:

1. de ondertekende Offerte of Bestelbon;
2. de Bijzondere Voorwaarden of een Statement of Work;
3. deze Algemene Voorwaarden;

Wat EcoVise levert: EcoVise stelt een softwareplatform ter beschikking dat de klant ondersteunt bij het verzamelen, structureren, analyseren en opmaken van informatie in het kader van omgevingsvergunningsaanvragen. De verbintenis van EcoVise betreft uitdrukkelijk een middelenverbintenis.

Wat EcoVise niet levert: EcoVise verleent geen juridisch, technisch, milieukundig of administratief advies en treedt niet op als raadgever, studiebureau of dienstverlener in de zin van de milieuwetgeving. In het bijzonder:

1. EcoVise vervult niet de wettelijke taken van de milieucoördinator zoals bepaald in het DABM titel III, hoofdstuk II, en vervangt deze niet;
2. EcoVise treedt niet op als erkend deskundige, MER-deskundige, of erkend milieuverificateur;
3. EcoVise treedt niet op als gemachtigde of lasthebber van de klant tegenover enige vergunningverlenende overheid. De klant of diens opdrachtgever blijft steeds de aanvrager. De indiening van het dossier, de opvolging van termijnen en alle communicatie met de overheid blijven de uitsluitende verantwoordelijkheid van de klant;
4. EcoVise geeft geen enkele garantie omtrent de uitkomst van een vergunningsprocedure, de ontvankelijkheid of volledigheid van een dossier, of de beslissing van enige overheid;
5. EcoVise geeft geen enkele garantie omtrent de juridische interpretatie of toepassing van regelgeving door derden.

De output is een hulpmiddel en heeft een indicatief karakter. De output wordt geheel of gedeeltelijk automatisch gegenereerd, mede aan de hand van technieken voor automatische tekst- en gegevensverwerking, en kan onvolledigheden, verouderde verwijzingen of onjuistheden bevatten. EcoVise garandeert niet dat de output juist, volledig, actueel of geschikt is voor een bepaald doel. Toch zal EcoVise redelijke inspanningen leveren om er voor te zorgen dat het systeem up-to-date is.

Het Platform steunt op externe bronnen waarover EcoVise geen controle heeft. EcoVise garandeert niet de juistheid, volledigheid, actualiteit of ononderbroken beschikbaarheid van die bronnen. EcoVise levert redelijke inspanningen om vastgestelde onjuistheden te corrigeren of de bronbeheerder te informeren. De klant kan onjuistheden melden via: [email protected]

De klant erkent dat het platform is ontworpen voor gebruik door personen met de vereiste vakkennis inzake omgevingsvergunningen en regelgeving. De klant verklaart over die kennis te beschikken, hetzij intern, hetzij via een aangestelde deskundige.

Gebruik van AI-technologie: Het platform maakt voor de analyse en de generatie van output gebruik van generatieve taalmodellen van externe aanbieders. De klant erkent en aanvaardt uitdrukkelijk dat klantgegevens daartoe worden doorgestuurd naar en verwerkt door die aanbieders, die optreden als subverwerker van EcoVise.

De klant waarborgt dat hij gerechtigd is de klantgegevens op de in bovenstaande beschreven wijze te laten verwerken, in het bijzonder wanneer die gegevens toebehoren aan of betrekking hebben op zijn eigen opdrachtgevers.

De klant is als enige verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de klantgegevens die hij invoert. EcoVise verifieert die gegevens niet.

De klant verbindt zich ertoe alle output inhoudelijk te controleren en te valideren vóór gebruik, indiening of externe communicatie. De klant neemt geen beslissing en dient geen dossier in op basis van de output zonder voorafgaande eigen beoordeling door een daartoe gekwalificeerd persoon.

De klant is verantwoordelijk voor de naleving van alle op hem en op zijn opdrachtgevers toepasselijke wet- en regelgeving.

De klant waarborgt dat hij gerechtigd is de klantgegevens in het Platform te verwerken, in het bijzonder wanneer die gegevens toebehoren aan of betrekking hebben op derden, zoals opdrachtgevers van de klant.

De klant verleent EcoVise redelijke medewerking en informatie die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de diensten.

Het gebruiksrecht wordt verleend voor het aantal gebruikers en het gebruikersvolume zoals bepaald in de offerte of bestelbon. Accounts zijn persoonlijk en mogen niet worden gedeeld. Elke gebruiker moet een werknemer, zelfstandige medewerker of aangestelde van de klant zijn die het platform uitsluitend voor en namens de klant gebruikt.

De klant waakt over de vertrouwelijkheid van de inloggegevens en meldt elk vermoeden van ongeoorloofde toegang onverwijld aan EcoVise. De klant is jegens EcoVise rechtstreeks verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van zijn gebruikers.

Het is de klant niet toegestaan:

1. het platform te gebruiken voor onwettige doeleinden of in strijd met de overeenkomst;
2. het platform of de output geheel of gedeeltelijk ter beschikking te stellen aan derden, in sublicentie te geven, te verhuren of te gebruiken voor timesharing of dienstverlening aan derden buiten het kader van de eigen beroepsactiviteit van de klant;
3. het platform te kopiëren, te wijzigen, te decompileren of aan reverse engineering te onderwerpen, behoudens voor zover dwingend recht dit toestaat;
4. beveiligingsmaatregelen te omzeilen of het platform geautomatiseerd uit te lezen, te "scrapen" of te "crawlen", behoudens via door EcoVise voorziene functionaliteiten of API's;
5. accounts aan te maken via geautomatiseerde systemen.

Wanneer het gebruik door de klant het in de offerte bepaalde volume aanzienlijk overschrijdt of de stabiliteit of prestaties van het platform voor andere klanten in het gedrang brengt, treedt EcoVise eerst in overleg met de klant. Bij gebrek aan een oplossing binnen vijftien (15) kalenderdagen kan EcoVise het gebruik technisch begrenzen of een aangepast abonnement voorstellen.

EcoVise kan de toegang opschorten of beëindigen bij een ernstige inbreuk op dit artikel, overeenkomstig hoofdstuk 9.

EcoVise levert redelijke inspanningen om het platform beschikbaar en betrouwbaar te houden en streeft daarbij naar een beschikbaarheid van 99,9% op maandbasis, buiten gepland onderhoud. Dit percentage betreft een streefdoel en geen contractuele garantie: EcoVise garandeert geen ononderbroken of foutloze werking en biedt geen formele SLA. Behoudens opzet of zware fout in hoofde van EcoVise is EcoVise niet aansprakelijk voor onbeschikbaarheid die voortvloeit uit gepland onderhoud, storingen bij haar toeleveranciers of hostingpartners, of omstandigheden buiten haar redelijke controle.

EcoVise maakt minimaal dagelijks back-ups van de klantgegevens. Bij herstel na een incident kan een gegevensverlies optreden dat beperkt blijft tot de periode sinds de laatste geslaagde back-up.

EcoVise levert ondersteuning via de chatfunctie in het platform en per e-mail ([email protected]) op werkdagen tussen 9u en 16u, met een streefwaarde van eerste reactie binnen één (1) werkdag. Andere ondersteuningsniveaus kunnen in de offerte worden overeengekomen.

EcoVise ontwikkelt het Platform doorlopend verder.

Alle prijzen zijn uitgedrukt in euro en exclusief btw, tenzij anders vermeld.

Abonnementsvergoedingen worden vooraf gefactureerd voor de betrokken periode. Facturen zijn betaalbaar binnen veertien (14) kalenderdagen na factuurdatum.

Terugbetalingen voor gedeeltelijke periodes worden niet toegekend, behoudens wettelijk verplichte uitzonderingen.

Prijswijzigingen worden vooraf gecommuniceerd.

De overeenkomst wordt aangegaan voor de in de offerte bepaalde Initiële Termijn. Bij gebrek aan vermelding bedraagt deze twaalf (12) maanden.

De overeenkomst wordt stilzwijgend verlengd voor opeenvolgende periodes van twaalf (12) maanden, tenzij een partij ze schriftelijk opzegt uiterlijk dertig (30) kalenderdagen vóór het verstrijken van de lopende periode. Opzegging kan per e-mail of via de daartoe voorziene functionaliteit in het platform.

Elke partij kan de Overeenkomst beëindigen bij een zware contractuele wanprestatie van de andere partij die niet is hersteld binnen dertig (30) kalenderdagen na een schriftelijke ingebrekestelling die de tekortkoming omschrijft.

Elke partij kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen wanneer de andere partij in staat van faillissement wordt verklaard, een procedure van gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of haar activiteiten staakt zonder rechtsopvolger.

Opschorting. EcoVise kan de toegang tot het Platform opschorten:

1. bij niet-betaling;
2. bij gebruik dat een onaanvaardbaar risico vormt voor de integriteit, beveiliging of stabiliteit van het platform of voor de gegevens van andere klanten.

In het geval onder b) kan EcoVise onmiddellijk opschorten en stelt zij de klant onverwijld in kennis. In alle andere gevallen gaat een schriftelijke verwittiging vooraf. Opschorting ontslaat de klant niet van zijn betalingsverplichtingen, behoudens wanneer de opschorting onterecht blijkt.

Gegevens na beëindiging. Gedurende negentig (90) kalenderdagen na het einde van de Overeenkomst blijft EcoVise de klantgegevens beschikbaar houden voor export in een gangbaar, machineleesbaar formaat. EcoVise verleent tijdens die periode redelijke medewerking aan de overdracht. Na het verstrijken van die termijn verwijdert EcoVise de klantgegevens definitief, behoudens wanneer een wettelijke bewaarplicht anders vereist. De klant erkent dat het tijdig exporteren van zijn gegevens tot zijn eigen verantwoordelijkheid behoort.

De gebruiker is niet gerechtigd zijn rechten en verplichtingen die voortvloeien uit deze overeenkomst over te dragen aan een derde partij zonder de voorafgaande, uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van EcoVise. EcoVise kan deze toestemming weigeren op grond van onder meer commerciële, technische of mededingingsredenen.

Onze rechten: EcoVise behoudt alle rechten op de service, software, handelsmerken en eigen technologie.

Inhoud van de klant: De klant behoudt alle rechten op de klantgegevens. De klant verleent EcoVise een niet-exclusief, wereldwijd en kosteloos recht om de klantgegevens te gebruiken, op te slaan, te kopiëren, te verwerken, weer te geven en door te geven aan haar subverwerkers, uitsluitend voor zover dat nodig is om de diensten te leveren, te beveiligen, te ondersteunen en te herstellen.

Feedback: Alle feedback of suggesties die de klant geeft, kunnen door EcoVise vrijblijvend worden gebruikt.

Elke partij behandelt de vertrouwelijke informatie van de andere partij als vertrouwelijk, gebruikt ze uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst, en maakt ze enkel toegankelijk voor medewerkers en onderaannemers die er kennis van moeten nemen en die aan gelijkwaardige verplichtingen gebonden zijn.

De klantgegevens en de dossiergegevens van de opdrachtgevers van de klant zijn vertrouwelijke informatie van de klant. Het platform, de documentatie, de prijzen en de niet-publieke technische informatie van EcoVise zijn vertrouwelijke informatie van EcoVise.

De verplichting geldt niet voor informatie die publiek beschikbaar is buiten toedoen van de ontvangende partij, die zij reeds rechtmatig kende, die haar rechtmatig door een derde is meegedeeld, of die zij onafhankelijk heeft ontwikkeld.

Openbaarmaking op grond van een gerechtelijk of overheidsbevel is toegestaan, mits de andere partij daarvan vooraf wordt verwittigd voor zover wettelijk toegelaten.

Deze verplichtingen blijven gelden gedurende vijf (5) jaar na het einde van de overeenkomst, en voor bedrijfsgeheimen zolang zij die hoedanigheid behouden.

De verbintenissen van EcoVise zijn middelenverbintenis, behoudens waar deze Algemene Voorwaarden uitdrukkelijk een resultaat waarborgen.

Gelet op artikel 4 en artikel 5 is EcoVise niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit:

1. de inhoudelijke juistheid, volledigheid of geschiktheid van de output;
2. beslissingen, dossiers of aanvragen die de klant of derden op basis van de output nemen of indienen;
3. de weigering, onontvankelijkheid, vertraging of intrekking van een vergunning;
4. onjuistheden, onvolledigheden of onbeschikbaarheid van externe bronnen;
5. het niet naleven door de klant van zijn validatieplicht onder artikel 5;
6. onjuiste of onvolledige klantgegevens.

EcoVise is niet aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, waaronder winstderving, verlies van cliënteel, reputatieschade, gemiste besparingen of schade door bedrijfsstilstand.

De totale aansprakelijkheid van EcoVise uit hoofde van de overeenkomst, uit welke hoofde ook, is beperkt tot het bedrag dat de gebruiker in de laatste drie (3) maanden heeft betaald. Dit bedrag geldt als gecumuleerd plafond voor het geheel van de schadegevallen die zich gedurende de volledige looptijd van de overeenkomst voordoen, en niet per schadegeval. Feiten die uit eenzelfde oorzaak voortvloeien of onderling samenhangen, gelden als één schadegeval.

De beperkingen en uitsluitingen in dit artikel gelden niet in geval van bedrog of opzet van EcoVise, bij zware fout van EcoVise of haar aangestelden, in geval van schade door aantasting van de fysieke of psychische integriteit, en in alle gevallen waarin dwingend recht een beperking van aansprakelijkheid uitsluit.

De klant vrijwaart EcoVise tegen aanspraken van derden, waaronder opdrachtgevers van de klant en overheden, die voortvloeien uit: de klantgegevens; het gebruik van het platform of de output door de klant in strijd met de overeenkomst of met toepasselijke wetgeving; of het niet naleven door de klant van zijn verplichtingen onder artikel 5.

EcoVise is niet aansprakelijk voor de niet-nakoming van haar verbintenissen wanneer die het gevolg is van omstandigheden buiten haar redelijke controle, waaronder stakingen, oorlog, publieke onrust, overheidsmaatregelen, pandemieën, uitval van telecommunicatie- of hostinginfrastructuur van derden, en grootschalige cyberaanvallen.

De getroffen partij stelt de andere partij onverwijld in kennis. Duurt de overmachtssituatie langer dan zestig (60) opeenvolgende kalenderdagen, dan kan elke partij de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder vergoeding, met terugbetaling pro rata van vooruitbetaalde en ongebruikte vergoedingen.

Betalingsonmacht van de klant vormt geen overmacht.

EcoVise kan deze Algemene Voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minstens dertig (30) kalenderdagen vóór hun inwerkingtreding schriftelijk of per e-mail meegedeeld, met aanduiding van wat wijzigt.

Geen van beide partijen kan haar rechten en verplichtingen uit de overeenkomst overdragen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, die niet op onredelijke gronden zal worden geweigerd.

In afwijking daarvan mag elke partij de overeenkomst overdragen aan een rechtsopvolger in het kader van een fusie, splitsing of overdracht van het geheel of van een bedrijfstak, mits voorafgaande schriftelijke kennisgeving aan de andere partij.

Op de overeenkomst is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.

Partijen zullen bij een geschil eerst binnen dertig (30) kalenderdagen te goeder trouw overleggen op het niveau van hun respectieve leidinggevenden.

Bij gebrek aan minnelijke regeling zijn uitsluitend de Ondernemingsrechtbank Antwerpen, afdeling Antwerpen, en de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen bevoegd.